היום הגדול מתקרב – החלטתם מהי התקופה המתאימה, אתם מתחילים להרכיב רשימת אורחים וכבר מדמיינים את עצמכם ואת האנשים הקרובים אליכם ביותר על רחבת הריקודים. בין אם מדובר בבר/בת מצווה, במסיבת חינה או בחתונה, קשה שלא להתרגש כשאירועים משמחים מסוג זה מגיעים מעבר לפינה.
כשאתם מתכננים אירועים בסדר גודל של מאות או עשרות מוזמנים, יש כמה דברים שתצטרכו לקחת בחשבון על מנת שהוא יתנהל על הצד הטוב ביותר וישאיר אצלכם ואצל האורחים שלכם זיכרון טוב.
בראש ובראשונה – היכן תערכו את האירוע?
ישראל בהחלט יכולה להיות מוכתרת כבירת האירועים של העולם, כשבכל שבוע אנו שומעים על חגיגה כזו או אחרת במשפחה או בקרב חברינו ועמיתינו לעבודה. כדי לאכלס את כל האירועים הללו, אתם יכולים לבחור בין אולם או גן אירועים פופולארי באזור השרון או אולי דווקא בתל אביב. יש גם אנשים רבים שעורכים אירועים באוהלים מושכרים, אך פירוש הדבר הוא שתצטרכו לדאוג לכל הפרטים – גדולים וקטנים כאחד – בכוחות עצמכם.
אם החלטתם לערוך אירוע בגן אירועים כמו מרבית האנשים, עליכם לבדוק מספר דברים לפני שתחתמו על חוזה. הבדיקות הללו יכולות לחסוך לכם לא רק זמן וכסף, אלא עוגמת נפש רבה שאנשים חווים כאשר מוכרים להם חתול בשק.
מה חובה לבדוק לפני שסוגרים אירוע באולם?
כאשר אתם מחליטים לבחור גן אירועים עבור האירוע שלכם, מומלץ שתשקיעו זמן לא רק בבדיקה של המראה שלו, אלא גם של הפרטים הבאים:
- רישיון עסק – ישנם אולמות וגני אירועים רבים שאינם מחזיקים ברישיון עסק תקף, מה שאומר שיכול להיות שתסגרו תאריך וגן האירועים לא יצליח לחדש את הרישיון שלו בזמן ולערוך את האירוע שלכם. על מנת שזה לא יקרה, בקשו ממנהל גן האירועים לראות רישיון בתוקף ובדקו אם הוא יהיה תקף גם בתאריך שבו אתם רוצים לערוך את האירוע.
- טיב האירועים בגן – גני אירועים רבים מאפשרים לאנשים שמתלבטים אם לבחור בהם להשתתתף באירועים שהם עורכים. נצלו את ההזדמנות ולכו לאירוע שנערך בגן האירועים על מנת שתוכלו לראות מיד ראשונה כיצד הוא נראה, מהו טיב השירות והאוכל, כיצד נשמר הניקיון במקום ועוד.
- בטיחות אש – כאשר אתם מזמינים אנשים לאירוע שלכם, אתם לוקחים על כתפיכם את האחריות לשלומם. חשוב שתוודאו שלגן האירועים שאתם שוקלים לשכור יש אישור כיבוי אש. האישור הזה מבטיח שהגן בטוח לעריכת אירועים, ומלבדו חשוב שתוודאו שיש גם ציוד כיבוי אש ברחבי הגן כדי שניתן יהיה להשתמש בו במקרי חירום.
עריכת אירועים מכל סוג היא מרגשת, ומלבד התכנון של הפרטים הקטנים, חשוב שתוודאו שגן האירועים שאתם בוחרים יעמוד בסטנדרטים של שירות, חוקיות וכמובן – גם בטיחות.